Molto recentemente è stato approvato un decreto di legge che regola in Italia lo smart working. Una modalità di lavoro flessibile che prevede forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa, questo “allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”. 
Si fa rifermento a quella che è ormai una tendenza abbastanza diffusa, in particolare nel terzo settore e per le risorse con ruoli professional e manageriali.
Alla luce di questo abbiamo voluto intervistare la nostra collega Elisa Forvi, Manger & Senior Counsultant presso Hogrefe Editore, che da più di tre anni svolge il suo lavoro fuori sede per la quasi totalità del tempo e può essere a tutti gli effetti considera una smart worker.

D. Cosa è cambiato per te da quando ti hanno proposto di lavorare in questo modo?

R. Ripensando a me, il salto di paradigma ha riguardato il fatto che l’attività lavorativa non è più definita da un tempo (le 8 ore definite da contratto…) e da uno spazio (l’ufficio, la postazione, e quella porzione di organizzazione e di mondo che vedevo stando seduta lì…), ma da un focus sul contenuto delle attività professionali e sui risultati che si ottengono, direttamente connessi all’attività svolta appoggiandosi a strumenti tecnologici (pc, mail, telefono, piattaforma aziendale accessibile online ecc). Il lavoro ti accompagna, è sempre con te. Non c’è più il contenitore, rimane il contenuto del lavoro.

D. Quali i vantaggi e le attenzioni da tenere rispetto ad una modalità di lavoro “tradizionale”?

R. Ho immediatamente apprezzato il senso di autonomia e indipendenza che il gestire il proprio tempo mi ha concesso e la possibilità di collocare nelle mie giornate le attività a più alto valore aggiunto, o a più alto impegno cognitivo per me, nei momenti in cui a livello di bioritmo sono più attiva. È chiaro che questo deve essere in parte conciliato con i tempi di contatto verso i clienti che operano secondo gli orari standard.
Questo, ripensando alle modalità più standard di lavoro, mi consente di essere più efficace e più efficiente, e di superare lo scollamento tra il fatto che molti di noi sono knowledge worker e che i sistemi di gestione amministrativa delle risorse (badge, timbrature…) sono ancora impostati su logiche più coerenti al concetto di presenza che non di produttività.
È chiaro che questa modalità implica un livello di responsabilizzazione elevata rispetto all’azienda, una chiara definizione rispetto alle aspettative connesse al proprio ruolo, e un equilibrio nella gestione dei tempi. Il rischio di lavorare molto e di vedere fagocitati spazi di vita è sicuramente più alto perché il confine che definisce un limite tra la vita professionale e la vita privata non è fuori di noi, ma va definito internamente. Sono io che mi prendo la responsabilità di staccare, e di dire “OK, per oggi basta così”.
Nello smartworking diventa fondamentale il time management così come la disciplina personale.

D. E per il tuo referente e la tua azienda che impatto ha avuto questa scelta?

Nel rapporto con il mio manager, la costruzione di un rapporto di fiducia e di stima professionale e la definizione di un sistema di monitoraggio delle mie attività e dei miei risultati sono state sicuramente una parte importante. Se l’agenda condivisa funziona in azienda, a mio parere può funzionare anche se le persone operano sempre o per parte del loro tempo fuori dallo spazio aziendale. Ovviamente poi ci sente telefonicamente e si definiscono dei momenti di check in presenza, con cadenza variabile a seconda delle esigenze.

D. E per quanto riguarda la relazione con i colleghi e la costruzione di relazioni di supporto reciproco in azienda?

Certamente questa è la parte più critica, perché le relazioni possono essere sì gestite a distanza, ma si nutrono di contatto, anche reale e non solo virtuale, con i colleghi e con il proprio manager. Io ho sentito forte la necessità di mantenere in azienda delle relazioni significative con le figure chiave e pensare e strutturare dei momenti in presenza di scambio con i colleghi, in particolare lavorando insieme sui progetti e in allineamento con il manager di riferimento. Credo che la tecnologia consenta di mantenere una relazione, ma non è sufficiente per costruirla e consolidarla.

D. Mi verrebbe da dire che possiamo essere SMART, lavorare SMART, ma che abbiamo bisogno come essere umani di essere SOCIAL.

R. SOCIAL non nel modo comunemente inteso…, ossia di poterci sperimentare per un certo tempo anche in un contesto sociale dove respirare l’azienda, i suoi valori, vivere delle relazioni reali fatte di volti e parole, di sensazioni e di emozioni, e sentirci appartenenti, cioè parte di un’organizzazione più grande di noi e partecipi di un progetto e di un futuro comune.